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  • 大数据背景下卫校档案信息资源整合刍议

    作者:郑州仲景国医专修 来源:未知
    2019-04-08 15:31

    一、大数据背景下卫校档案信息资源整合的特点

    (一)信息利用多元化

    数字信息化使档案载体发生了变化,电子文件大量涌现,磁盘、光盘等新型档案信息载体在档案管理中得到了充分应用,档案形式也从原本较为单一的文本模式逐渐发展至集图、文、像、影为一体的复合模式。此外,数字信息技术的应用也极大地提升了卫校档案信息资源的传递速度。载体的丰富性、表现形式的复合性、信息传播速度的快捷化,都使得卫校档案信息利用更加多元化,从传统单纯的文本利用,发展成为不同社会群体提供融文本、图像、视频、音频等各种信息内容为一体的服务。

    (二)信息流动的跨时空性

    传统档案信息的获取和利用,主要是在学校档案馆或档案室的统一组织下,行政管理部门、教学部门等多头收集、报送,消耗了大量的人力、物力和财力。在大数据时代,档案信息资源的流动突破了时间和空间的限制,打破了“信息壁垒”。例如,数字化档案信息资源整合平台的管理和应用,能够将卫校不同阶段、不同时期、不同机构产生的科研、教学、管理等档案信息资源有机整合,优化卫校档案信息资源的管理、利用及配置。

    (三)信息整合的智能化

    在手工条件下,卫校档案信息编研工作的本质就是将馆藏档案信息进行整合,并通过“选主题—查资料—编写—出版”实现档案的信息服务、利用功能。随着数字信息技术的发展和应用,档案人员通过简单的技术操作实现档案信息的整合,如输入相关的关键词,即可找到相应的档案信息索引,甚至全文信息。

    二、大数据背景下卫校档案信息资源整合的瓶颈

    (一)档案信息资源特性瓶颈

    (1)信息资源质量难控制。卫校档案信息资源主要是为招生、教学、科研和行政管理等活动服务,教师、学生和其他科研管理人员、学校的诸多部门都是档案信息资源的产生者,来源众多,信息庞杂,难以在源头上进行质量控制。(2)档案资源安全难保证。数字环境下卫校档案信息资源整合是基于互联互通、相对开放的网络数字环境展开的,大量的档案信息以数字代码形式存在,容易受到黑客、病毒的攻击和破坏,这是传统卫校档案管理环境中不会存在的安全性问题。

    (二)档案信息资源整合标准瓶颈

    标准是数字信息传输、开发和利用的基础和保障,也是实现卫校档案信息资源共享的生命线。目前,卫校档案信息资源整合标准存在以下瓶颈:(1)缺少卫校档案信息资源整合的总框架、术语标准等总体标准;(2)缺少卫校档案信息资源整合的网络基础设施标准、数据库建设标准、档案信息安全标准等技术标准;(3)缺少卫校档案信息资源整合管理系统测试、评估以及档案信息资源评价体系标准等管理标准;(4)缺少卫校档案信息资源整合共享的工作标准。具体来说,主要包括接入共享平台系统中的各信息服务机构的工作流程、服务标准规范、服务内容、监督方式等。

    (三)档案资源信息共享组织体系运营瓶颈

    数字环境下卫校档案信息资源整合是建立在院系、行政管理部门、后勤等各机构相互协调的基础上,通过合理分工和高效合作开展业务工作。从目前来看,档案信息资源共享体系的构建中,还存在经费投入不足、部门协调不畅等问题。此外,档案信息资源共享所需的数字网络信息基础设施薄弱,缺乏完善的档案信息资源共享平台和强大的信息管理系统。

    三、大数据背景下卫校档案信息资源整合的思路

    (一)内容方面的整合

    大数据环境下,卫校档案信息资源的整合既要注重实体,又要注重实体中所承载的信息资源的整合。例如,积极运用“大数据”技术,开展跨院系、跨学科、跨部门间的档案信息资源整合,对卫校人事档案、教学档案、科研档案、招生档案等档案信息内容进行系统化的整合和管理。为更好地进行档案信息内容的整合,在档案信息资源统一应用平台中,不同管理者应被赋予相应的登录或管理权限,积极实行信息整合下的分工负责制。如教务处负责教学档案信息的审核,人事科负责把关人事档案信息的真实性、完整性,最终在档案信息整合平台中实现统一管理。

    (二)技术方面的整合

    应先建立卫校档案信息资源整合一体化应用平台,再利用“云计算”数据信息挖掘技术,实现卫校科研、教学、行政管理等档案信息资源的数字化管理,利用大数据分析法来整合卫校数字化档案信息资源。另外,应积极应用可视化分析技术和语义分析技术,将卫校各种档案信息资源实现有机整合。如通过智能Agent技术,将卫校科研档案进行扫描分析,转化成数字化档案资源,然后将获取到的信息资源直接存储到一体化档案平台中,实现档案的全文检索功能。郑州卫校招生

    (三)安全方面的整合

    档案信息资源的数字化面临传统档案管理中不曾遇到的信息安全问题,如黑客攻击、病毒侵扰、数字丢失等,因而卫校档案信息资源共享需要构筑一个牢不可破的安全保障体系。卫校相关档案部门应综合利用大数据信息资源的集成安全、存储安全、处理安全、访问安全以及云平台保障技术,构建完善的档案信息安全体系,做好档案数据备份,防止数据丢失,确保档案数字信息的存储安全。

    (四)服务方面的整合

    郑州仲景国医学院卫校档案信息资源整合的目的之一是将其作为招生、教学、科研和行政管理的重要现实参考,为卫校发展服务。构建卫校档案信息资源共享平台可以更好地实现档案服务层面的整合,满足卫校档案不同应用主体的现实需要。以共享平台为例,与OA办公系统相连,通过大数据技术的应用,整合卫校各个领域档案信息资源的采集、审核、存储、发布、共享、利用等各个阶段,可对档案信息资源随时随地进行访问和应用。

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